Із 1 січня 2013 року набрав чинності наказ Державної судової адміністрації України від 5 вересня 2012 року № 103, яким внесено зміни до Інструкцій з діловодства в місцевих, апеляційних загальних та адміністративних судах. 

Згідно із внесеними змінами кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях.

Структура єдиного унікального номера справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри), через дріб номер справи за порядком у поточному році, через дріб рік реєстрації (дві цифри) – вид судочинства. Справи адміністративного судочинства позначаються літерою – а, кримінального – к, про адміністративні правопорушення - п, цивільного – ц.

Також автоматизованою системою документообігу суду може формуватися номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

Наприклад: кримінальне провадження з клопотанням про застосування примусових заходів виховного характеру буде зареєстроване: 212/1256/12-к – єдиний унікальний номер та 1-н/212/316/12 – номер провадження.

Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року. Наприклад: 212/316/12-к/81/13.

Юридичний відділ ЦК Профспілки